Récupérer vos données avant de changer d'outil

Avant de quitter un outil, vos données doivent partir avec vous. Une fois l'abonnement terminé, l'accès peut se fermer, et les données peuvent être effacées après un délai fixé par l'éditeur. Ce guide vous aide à tout récupérer, au bon format et au bon moment.

Faire l'inventaire de ce que contient l'outil

Un outil contient souvent plus qu'on ne le croit. Avant d'exporter, listez ce qu'il garde pour vous :

• Les fiches : clients, contacts, projets, tâches, devis ou factures, selon l'outil.
• L'historique : commentaires, échanges, changements de statut, dates clés.
• Les pièces jointes : documents, images et PDF ajoutés aux fiches.
• Les réglages : étapes, champs personnalisés, modèles de documents, automatisations.
• Les utilisateurs : qui a accès, avec quel rôle.

Les réglages et les utilisateurs ne s'exportent pas toujours. Faites des captures d'écran ou notez-les : ils vous serviront à reproduire votre organisation dans le prochain outil.

Quoi exporter, et dans quel format

• Le CSV pour les tableaux : clients, contacts, tâches. Il s'ouvre dans n'importe quel tableur, et la plupart des outils savent l'importer.
• Le JSON quand l'outil le propose. Moins lisible, il garde mieux les liens entre les fiches, comme une tâche et son projet.
• Le PDF pour les documents à conserver tels quels : factures émises, devis signés, contrats.
• Pour la comptabilité en France, le FEC, ou fichier des écritures comptables. Tout logiciel de comptabilité doit pouvoir le produire, et l'administration fiscale peut le demander lors d'un contrôle.

Pensez aussi aux pièces jointes : elles ne sont pas toujours incluses dans l'export principal. Certains outils les livrent dans une archive à part, d'autres demandent de les télécharger une par une.

Vérifier que l'export est complet

Un export peut sembler complet sans l'être. Avant de résilier, prenez le temps de vérifier :

• Comparez les nombres : le fichier doit compter autant de clients, de projets ou de factures que l'outil.
• Ouvrez les fichiers : les accents, les dates et les montants doivent être lisibles.
• Vérifiez que l'historique et les pièces jointes sont bien là, pas seulement les fiches.
• S'il manque quelque chose, demandez-le au service client tant que vous êtes encore abonné.

Exporter à temps, et garder une copie datée

Exportez avant la fin de l'abonnement, pas le dernier jour. Lisez les conditions de l'éditeur : elles disent ce que deviennent vos données après la résiliation, et pendant combien de temps vous pouvez encore les récupérer.

Rangez ensuite une copie datée dans votre propre stockage, par exemple dans un dossier qui porte le nom de l'outil et la date de l'export. Gardez-la même après le passage au nouvel outil : c'est votre point de repère si une donnée manque un jour.

La liste de contrôle avant de résilier

• J'ai listé ce que contient l'outil : fiches, historique, pièces jointes, réglages, utilisateurs.
• J'ai exporté les tableaux en CSV, et en JSON quand c'est proposé.
• J'ai gardé en PDF les documents à conserver, et le FEC pour la comptabilité.
• J'ai vérifié les nombres, les accents et les pièces jointes.
• J'ai lu ce que deviennent mes données après la résiliation.
• Une copie datée est rangée dans mon propre stockage.